Мы бежим на работу и с работы, перекусываем на ходу и недосыпаем. При этом хронически не успеваем сделать всё то, что считаем нужным. Но, если внимательно проанализировать, нашего времени окажется вполне достаточно, чтобы реализовать все наши желания: выучить иностранный язык, похудеть или открыть свой интернет-магазин. Даже с учётом 8-часового сна, полноценного питания и дороги на работу. Ведь у успешных людей, предпринимателей, звёзд музыки и кино ровно столько же времени, сколько и у нас. Тогда почему же таких людей так мало? Давайте разберёмся!
Успешные люди всегда много времени уделяют тайм-менеджменту
А нужно ли нам то, что мы не успеваем?
Самый первый вопрос на который должен себе начинающий тайм-менеджер: «А делаю ли я то, что хочу?».
Часто, практически всегда, человек в современном мире занимается совсем чуждым ему делом. Основных причин две. Первая – это родители, они конечно же «лучше» знали, кем должен стать их ребёнок, когда он вырастет. В результате такой человек сам не знает, чего он на самом деле хочет, он даже ни разу об этом не задумывался! За свои желания и цели он принимает мечты своих родителей.
Вторая причина, когда человек для себя решает сознательно кем он хочет быть исходя не из своих реальных желаний, а из навязанных телевидением и общественным мнением. Нам внушают, что надо быть богатым, успешным, знаменитым. Мы сравниваем себя с искусственно созданными голливудскими идеалами: специально подобранными людьми, плюс специально обработанными, чтобы предстать в лучшем свете. Мальчику внушают, что он обязательно должен стать богатым: успешным . Девочке, что она должна за такого «мальчика».
При достижения не своих целей всё приходиться делать на силе воли. Вопреки навязанным нам стереотипам, силу воли долго и помногу напрягать нельзя – человек перегорает. Конечно, иногда её напрячь можно и даже нужно, но не много. Есть редкие люди, которые родились очень волевыми, их, как правило, и ставят нам в пример. Причём подают не как единичные случаи, исключения, а как норму жизни – именно таким и должен быть каждый человек.
Поскольку напряжение силы воли очень энергозатратный процесс, то организм стремится свести его к минимуму, или, если это невозможно, максимально оттянуть выполнение задачи (вдруг что случиться и задачу уже выполнять будет не нужно). Возникает такое явление, как прокрастинация – оттягивание начала дела, даже при чётком планировании.
В итоге, при стремлении к не своим целям чего-то очень сложно, т. к. придётся постоянно бороться с собой. Если при этом ещё и использовать приёмы , то борьба с собой становится структурированной и, самое главное, начинает занимать всё рабочее, а иногда и свободное, время. Естественно, жизнь просто превратиться в пытку.
Толстый ежедневник и большая картонная закладка
Главный инструмент успешного тайм-менеджера – это ежедневник. Солидная тетрадь в кожаном переплёте уже одним своим видом настраивает на рабочий лад. С помощью него вы более осознанно можете планировать свой день и избавите себя от забывания важных дел.
Но, знаете ли вы, как вести ежедневник правильно? «Как я его обычно веду, так и правильно» – подумает читатель. И действительно, почти все люди используют органайзер единственно им известным образом: расписывают все дела на день и жёстко привязывают каждое дело к конкретному времени. Но спросите себя, всегда ли вы успеваете сделать всё запланированное на день? Не вмешивается ли в вашу жизнь сумбур и не ломает ли он ваши планы? Вопросы, конечно же, риторические. Как любят говорить буддисты: «Хочешь рассмешить богов, поведай им свои планы». Жизнь преподносит нам немало сюрпризов и неожиданностей, и многие из них по работе.
В результате отвлекаясь на срочные и непредвиденные дела, мы не выполняем всего, что запланировали. И это действует на нас угнетающе. «Пережёвывание» невыполненных задач даже может вызвать чувство вины. Всё это отнимает у нас энергию, которой порой и так не хватает в нашей ускоренной жизни.
В эффективном тайм-менеджменте жёстко нужно планировать не всё свое время, а его часть. Оставшееся время должно быть отведено на спонтанно возникающие неотложные дела. Специалисты установили, что максимально эффективно планировать от 60 до 70% своего времени. Желательно, чтобы перерывы между запланированными делами были расположены равномерно. Такое неплотное расположение выручит вас и в случае, если совещание или встреча затянулись. Они просто займут время, отведённое на внезапные события и не залезут на другие жёстко спланированные дела.
За каждодневной рутиной можно потерять свои цели. А, между тем, без долгосрочных, стратегических целей эффективный тайм-менеджмент невозможен. Какой смысл день ото дня и год от года чётко распределять все свои дела и жить по расписанию, если это не приближает вас к вашим основным целям: богатству, успеху, финансовой свободе. Для того чтобы не забыть, зачем вы когда-то всё это начинали, нужно держать в голове свои долгосрочные цели. Но как это сделать, если мозг постоянно занят рутиной? Бумажный ежедневник предоставляет нам уникальную возможность! Мы можем сделать большую закладку из плотного картона, на которой напишем наши настоящие цели. Исходя из современных представления психологии целей рекомендуется ставить около 7 целей, но не больше 9.
Закладку лучше сделать сразу хорошую, крепкую, чтобы она не истрепалась и создавала ощущение солидности. Небрежно сделанная закладка может даже психологически нивелировать ваши цели. К тому же такой «девайс» поможет вам сразу открывать ежедневник на сегодняшнем дне.
Награда за выполненное действие
Как мы уже знаем, иногда силу воли напрягать всё-таки надо. Однако, чтобы её проявление было продуктивным, лучше всего применять технику промежуточной радости. Это техника также позволяет чаще доводить дело до конца и не бросать его на полпути. ТПР является одной из ключевых частей эффективного тайм-менеджмента и заключается в том, что после выполнения какой-нибудь работы вы себя чем-то награждаете.
Как мы можем себя наградить:
- Съесть или .
- Поиграть в компьютерную игру.
- Купить забавную вещицу.
- Почитать любимые развлекательные сайты.
- Позаниматься своим хобби.
ТПР нужно применять так: «Если я успешно проведу презентацию, то вечером отгорожусь в комнате, запрусь от всех домашних и буду играть в свою любимую игру». То есть награда себе должна быть тотальной. Следует отметить, что награждать себя надо адекватно решённому вопросу. Если вы разобрали вещи на своём столе, то уезжать на месяц - это не продуктивно. Но и за заключение многомиллионного контракта одной пироженки явно будет недостаточно. Следует отметить, что эту технику следует иногда применять, даже если работа не затрачивала вашу силу воли.
Как подготовиться к новым трудовым свершениям
Пришло время поговорить об отдыхе. Многие люди неправильно его воспринимают. Отдых – это не замена работе, а способ настроить свой организм на более продуктивное выполнение новой работы!
Научиться правильно отдыхать очень важно, это один из секретов эффективного тайм-менеджмента. Оптимальный вариант мы знаем ещё со школы: после каждых 45 минут работы 15 минут отдыха. Знаем, а не применяем… В эти 15 минут лучше всего сменить место. Если вы сидите, то обязательно встать и походить, поговорить на другие темы не связанные с работой.
Если вы работаете в офисе за компьютером, то самый лучший вариант - это физкультминутка. Причём та самая, которую делали в Советском Союзе. Особое внимание уделите упражнениям на позвоночник. Идеально, если в вашем офисе есть турник, на котором можно хотя бы секунд 10 повисеть. А вот обед, напротив, лучше всего посвятить обсуждению рабочих вопросов, но тех, которые вам приятны. Желательно несрочных, чтобы дополнительно не трепать себе нервы.
Вечером лучше не смотреть телевизор, т. к. это самый контр-продуктивный вид отдыха. Самый оптимальный вариант – это занятия общим семейным хобби, если есть возможность, то на воздухе.
При таком отдыхе как интернет-сёрфинг нужно понимать, что наш мозг может «съесть» только определённое количество информации, поэтому если вы перегрузите его лишними данными, пусть и из сферы развлечений, то это может существенно сократить ваши рабочие способности и даже привести к головным болям.
Если вы берёте время «в долг» у сна и спите меньше 8 часов, то это плохо. Если же вы спите 5, 4 или даже два часа в сутки, то как правило такого режима хватаем максимум на пару-тройку лет, потом неизбежно наступает расплата в виде резкого снижения работоспособности.
Поэтому на сон надо отводить не менее 8 часов, но использовать его продуктивно. Давайте себе перед погружением в царство Морфея задание решить какие-нибудь творческие вопросы. Вы удивитесь, как часто на следующее утро вы будете просыпаться с решениями или же находить их в течении дня.
Пожиратели времени
Пожиратели времени - это самые опасные враги эффективного тайм-менеджмента . 3 минуты поговорили с другом по телефону, 10 мин посидели вконтакте, 5 пообщались с надоедливым коллегой… и вот уже день прошёл! И мы как обычно не успели сделать всё то, что хотели. Учитесь выявлять, а затем и избегать пожирателей времени. К ним относятся:
- Вконтакте и другие социальные сети.
- Разговоры ни о чём.
- Интернет-сёрфинг.
- Разговоры из вежливости.
- Ответы на телефонный звонки, которые вам не нужны.
- Мысленная жвачка.
- «Не наши» дела, дела которые мы по тем или иным причинам вынуждены делать на работе, но которые не относятся к нашим непосредственным обязаностиям.
Минутка философии…
Полезно иногда делать такое философское упражнение: представьте всю вашу жизнь от рождения до смерти в виде линейки или круга. Общую продолжительность жизни рекомендуется брать 80 лет. Закрасьте уже прожитые годы, а также часть лет в старости (5-10), ведь в эти годы продуктивно работать уже не получается.
Иногда даже рекомендуют закрасить треть и более от оставшегося времени, т. к. треть времени мы тратим на сон, пробки в дорогах. Вы можете увидеть, сколько у вас «осталось» времени. Упражнение ОЧЕНЬ сильно прочищает мозги. Начинаешь жить более осознанно.
Видео о том, как использовать своё время правильно
Создайте вашу индивидуальную систему управления временем и включите те приемы, которые наиболее эффективны для вас. Приемы описаны ниже. Успех придет тогда, когда вы будете использовать эту систему постоянно.
1. Не полагайтесь на память
Записывайте свои задачи и разгрузите мозг.
2. Составьте список приоритетов
Это поможет сконцентрироваться на главном и не позволит тратить время на пустяки и второстепенные задачи.
3. В конце каждой недели выделите время
На составление плана на будущую неделю. Это не потерянное время, оно сторицей окупится повышением вашей продуктивности.
4. Не надейтесь запомнить интересную мысль
Всегда имейте под рукой блокнот для записи ваших идей. Как вариант – носите диктофон.
5. Если требования другого человека не совпадают с вашими целями
Говорите «нет». Этому нужно научиться.
6. Перед тем как начать действовать – подумайте, но не слишком долго
Небольшое размышление убережет вас от необдуманных поступков и бесполезной траты времени.
7. Совершенствуйтесь!
Выделите время в своих планах на самосовершенствование.
8. Осознавайте то, что вы делаете
Вы должны понимать, на что тратите свое время. Ваши дела должны двигать вас к цели.
9. Эффективные приемы
Включите в вашу индивидуальную систему управления временем те приемы, которые наиболее эффективны для вас и используйте эту систему постоянно.
10. Оцените себя в плане наличия вредных привычек
Они отнимают ваше время. Составьте список таких привычек и по очереди избавляйтесь от них. Эффективнее всего получается замещение вредной привычки – полезной.
11. Не выполняйте за других их работу, чтобы казаться лучше
Так, вы потратите время, которое могли бы использовать для собственного продвижения.
12. Заведите журнал
Где вы сможете регистрировать ваши успехи на пути к намеченным целям. Регулярно заполняйте и изучайте этот журнал, чтобы убедиться, что вы движетесь в нужном направлении.
13. Не каждая задача может быть решена наилучшим способом
Не нужно становиться перфекционистом и, например, переписывать деловое письмо 20 раз, чтобы добиться стиля Льва Толстого.
14. Не перегружайте себя количеством задач
Если у вас есть неотложные дела и важные задачи, которые займут все ваше время, то второстепенные задачи можно отложить на более благоприятное время.
15. Не обманывайтесь эффективностью
Вы можете эффективно выполнять задачу, которая не является на данный момент приоритетной. В этом случае, нельзя сказать, что вы используете свое время эффективно.
Здравствуйте! В этой статье расскажем о рациональном использовании рабочего времени.
Сегодня вы узнаете:
- Как планировать рабочее время и как грамотно его использовать;
- Что понимается под термином «рациональное использование рабочего времени»;
- Каких результатов можно достичь, если расставлять приоритеты правильно.
Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.
Рабочее время персонала и его эффективность
Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала,ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.
Факторы влияния на эффективное использование времени
На этот показатель влияет довольно много факторов:
- Режим рабочего времени;
- Организация труда;
- Работоспособность сотрудников;
- Планирование рабочего времени.
Что находится в приоритете
В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.
Методики реализации тайм-менеджмента
– это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.
Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:
- В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
- Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
- Растет уровень результативности каждого работника;
- Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.
Планирование времени работы.
Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.
Рассмотрим процесс планирования пошагово.
Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.
Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.
Постановка приоритетных задач.
Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.
Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:
- Срочные и важные;
- Срочные и неважные;
- Несрочные и важные;
- Несрочные и неважные.
Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.
Постановка целей.
Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.
В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?
- Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
- Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
- Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.
Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.
Закон Парето.
Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.
Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы
Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.
Стрессовое состояние.
Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.
Состояние усталости.
Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.
Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.
Сотовый телефон.
Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.
Режим многозадачности.
Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.
Чувство скуки.
Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.
Чувство голода.
Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.
Как перестать отвлекаться
Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.
Избавьтесь от поглотителей времени.
Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.
Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.
Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.
Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.
Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.
Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.
Занимайтесь планированием.
Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.
Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.
Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.
Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.
В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.
Как руководителю рационально организовать рабочее время
Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.
Причины этого следующие:
- Спешка;
- Отсутствие планирования времени;
- Неправильная организация труда;
- Слабый уровень мотивации.
Формула 60:40.
Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.
Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.
Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.
Мотивация персонала
Важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.
Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.
Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.
Заключение
Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.
Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.
В жизни каждого человека есть уникальный ресурс. Это время. Научившись грамотно его использовать, можно в корне поменять свою жизнь.
Наверно, большинству знакома такая печальная картина, когда нестерпимо похожие дни сменяют друг друга. Да что там дни, иногда это недели, месяцы и даже годы! А ведь это время уже никогда нельзя будет вернуть и прожить его по-другому.
Начните менять свою жизнь сегодня, и вы получите счастливое завтра
Каждый день - это маленькая жизнь. Если мы будем делать даже что-то незначительное ежедневно, то через какое-то время сможем достигнуть важной цели. Очень многие отговаривают себя начать действовать именно в данную минуту, потому что для этого якобы пока нет нужных условий. Но дело в том, что в другой момент их тоже не будет. Да и вообще их может никогда не быть.
Почему в последнее время стало модно начинать новую жизнь с понедельника? Или с первого числа следующего месяца? Ну, или на крайний случай - с первого дня Нового года? Так что же теперь, бездействовать всю свою жизнь в ожидании подходящего момента? К сожалению, именно этим некоторые люди и руководствуются. Так еще умудряются постоянно злиться и жаловаться, что они несчастливы и живут совсем не так, как хотели бы, а время всё стремительней ускользает…
Люди - заложники времени
А время действительно никого не ждет. Причем в детстве, когда нет особых забот, это совсем не так ощущается. Взрослея, людям приходится многому учиться, потом строить карьеру, попутно создавая семью. И ведь чем больше растут запросы человека, тем больше он ощущает себя рабом времени. Его катастрофически ни на что не хватает. Порой задумываешься - ну почему наша жизнь настолько коротка? Ведь невозможно за такой небольшой срок насладиться всеми ее красками, посетить каждый уголочек нашей планеты и узнать как можно больше обо всем на свете.
Современный мир с его высокими технологиями и вечной суетой буквально порабощает людей. Но ведь для всех время течет с одной скоростью. А вы не задумывались, почему кто-то за год достигает того, чего другие не могут добиться в течение многих лет? Очевидно, дело в том, что все люди разные. Одни всю жизнь готовы прожить в режиме «дом-работа-дом». А у других, когда они долго находятся в бездействии, в буквальном смысле начинается апатия. Таким «энерджайзерам» постоянно хочется пробовать что-то новое, знакомиться с интересными людьми, посещать развлекательные мероприятия. Тут каждый сам решает, что для него лучше, - брать от жизни все или вести спокойный, домашний образ жизни.
Инструкция к действию
Вопрос времени в последние годы стоит особенно остро. Издаются миллионы книг о секретах тайм-менеджмента, ежедневно проводятся всевозможные лекции и курсы о том, как научиться правильно использовать каждую секунду своей жизни.
Уже долгое время нам настоятельно рекомендуют планировать каждый день. И в этом есть своя правда. Вы гораздо эффективнее проведете свободное время, заранее его распланировав, а не потратив полдня на раздумья о том, чем же вы сегодня займетесь. И что немаловажно, цели нужно записывать. Заведите себе ежедневник, в котором вы будете фиксировать все основные моменты, и который впоследствии проведет вас маленькими шагами к большой цели. Только помните - умейте сосредоточиться на одном деле, и пока не закончите с ним, не отвлекайтесь ни на что другое. Сейчас ведь столько соблазнов - звонки, переписки, интернет, телевизор… Но если постоянно на все отвлекаться, можно до конца дня не справиться с поставленной задачей или сделать все абы как.
Массовая эпидемия
Кстати, о технических средствах. Да, без телефона, телевизора и интернета сейчас трудно представить нашу жизнь. Но порой они заменяют радость простого человеческого общения. Вместо того, чтобы прийти с работы и уделить время своим близким, многие включают телевизор и уходят с головой в сериалы и развлекательные ток-шоу или садятся за компьютер, чтобы поиграть в онлайн-игры. Сообщения в социальных сетях все больше вытесняют живое общение, которое позволяет намувидеть сияние глаз или почувствовать тепло прикосновений. Конечно, мы не можем перестать пользоваться этими техническими достижениями, да этого и не требуется. Просто нужно научиться делать это более рационально. Иначе можно и не заметить, как вся жизнь пройдет перед экраном монитора или телефона.
Умейте расставлять приоритеты
Вернемся к нашей «инструкции». Как правило, самые срочные и важные задачи лучше выполнять в утренние часы. Это придаст сил для новых свершений и настроит вас на продуктивную волну. Да и груз невыполненных работ так и будет мешать вам сосредоточиться на других делах.
Не старайтесь взвалить на свои плечи все на свете проблемы - и рабочие, и личные. Можно попросить о помощи кого-то из близких или коллег, которые наверняка вам не откажут и, возможно, даже сделают что-то лучше вас.
Конечно, у всех людей есть такие дела, которые они из года в год откладывают в самый дальний ящик. Время неумолимо бежит, а дела сами собой не делаются. Так, может, стоит, наконец, начать ими заниматься? Постепенно решая задачу за задачей, вы почувствуете себя свободным от той груды проблем, которая вас все время тяготила. И вы уже не будете просыпаться с мыслью: «Опять у меня ни на что не хватает времени!»
Многие трудоголики, планируя свою жизнь, вообще не задумываются об отдыхе. Он просто не вписывается в их насыщенный график. «Мне некогда расслабляться», - считают они. Но это в корне ошибочное мнение.
Когда стоит сделать паузу
Наверно все рано или поздно ощущали себя настолько уставшим морально и физически, что не хотелось ровным счетом ничего. Это тот самый звоночек, когда нужно сесть и подумать со всей критичностью - от чего вы можете отказаться в своем бешеном графике? А действительно ли вы забиваете свою жизнь теми увлечениями, которые приносят вам большое удовольствие или пора заняться чем-то другим? А не отнимают ли у вас силы и энергию ненужные, пессимистично настроенные люди, которых можно было бы вычеркнуть из своего окружения? Проведя подобную «ревизию» в своей жизни и предприняв правильные действия, вы почувствуете себя более счастливым. Время может работать на вас, стоит только захотеть.
Похожие материалы:
Мне нравится
Время - самый ценный дар, который может дать нам жизнь. По-настоящему успешный человек всегда расходует свое время мудро - именно поэтому он успевает так много за столь короткое время. Для современной женщины эта аксиома актуальна, как никогда, ведь совмещение работы и карьеры дает о себе знать: все меньше времени остается на себя и свои нужды, а ведь так хочется все успевать и жить полноценной жизнью. Отсюда постоянная усталость, неврозы и раздражительность - груз ответственности и спешка дает о себе знать.
Планируйте свое время
Планирование времени - пожалуй, самый эффективный шаг к разбору завалов. Если Вы считаете, что это отнимет лишнее время и будет не эффективно, попробуйте хоть один день расписать свои дела, расставив их в порядке приоритета. Заведите себе красивый ежедневник, который вам приятно будет брать в руки, и записывайте туда все планы.
Выделите самые важные и первостепенные дела в своём ежедневнике другим цветом, чтобы постоянно обращать на них внимание. После их выполнения приступайте к делам меньшей важности и так далее. Самое главное - оставляйте себе некоторый запас, не ставьте четкие границы времени. Жизнь не является чередой четко поставленных временных рамок, случаются и форс-мажоры, которые запросто могут вывести Вас из колеи. Поэтому так важно, чтобы временные рамки оставались размытыми - в случае неожиданных проблем запросто можно все переиграть.
Если Вы не знаете, по каким критериям разделять дела, попробуйте вот такую простую систему:
1. Важные и срочные дела;
2. Важные, но не срочные дела;
3. Неважные, но срочные дела;
4. Неважные и не срочные дела.
Каждую группу выделяйте определенным цветом. Поначалу будет сложно, но со временем Вы привыкните, и легко будете распределять свои обязанности.
Проявите силу воли
Постарайтесь ограничить так называемые «ловушки времени» - занятия, которые отвлекают и тратят время, не давая ничего взамен. Это могут быть посиделки в Интернете на любимом сайте, просмотр очередной серии сериала, чтение газет или просмотр телевизора. Такие ловушки быстро и навсегда отнимают драгоценно время, которое можно было потратить на изучение английского или на выполнение другого важного дела. Часто, сами того не замечая, Вы можете потратить приличное количество времени, и опять в спешке выполнять необходимые дела, загоняя себя в бесконечный круг усталости.
Выполняйте по одному делу за раз
Как бы ни были Вы многозадачны, как бы хорошо бы не справлялись со многими делами одновременно, золотое правило планирования времени - выполняя дело, полностью ему отдавайтесь. Дело в том, что выполняя несколько дел одновременно, очень легко упустить мелкие детали, из-за которых придется еще не раз вернуться к выполнению одного и того же дела. В результате, Вы тратите на выполнение задачи гораздо больше времени, чем могли потратить изначально, займись Вы этим делом от начала и до конца. Боритесь с соблазном показать себя с лучшей стороны, и делать все сразу - все равно в итоге придется либо просить посторонней помощи для выполнения сложного задания, либо опять падать с ног от усталости.
Второй аспект - постарайтесь максимально погружаться в задачу и впитывать информацию, соответствующую Вашему текущему делу. Это увеличит эффективность работы. Никто не способен переключиться с одного дела на другое моментально, без потери времени. Однако чтобы удержать внимание на одном большом деле нужно большое количество энергии. Поэтому имейте под рукой несколько мелких дел, которые не требуют погружения в них с головой, лучше всего чисто механических. Они позволят отвлечься без потери внимания, кроме того, наша психика такова, что монотонная работа, не требующая мысленных усилий, помогает сконцентрироваться на истинно важных делах и увеличивает мозговую активность.
Постоянно анализируйте
Следите за тем, на что Вы тратите большое количество времени и подумайте, как можно это изменить. К примеру, большое количество времени уходит на то, чтобы найти и выбрать, что Вы будете готовить и купить продукты. Выход простой: заранее пишете списки того, что необходимо приобрести. Используйте ни чем не занятые промежутки времени, чтобы распланировать Ваше меню.
Соблюдайте режим сна
Как бы ни хотелось закончить все дела вовремя и лечь спать чуть позже - лучше пожертвовать неважными делами и лечь вовремя. Усталость и недосып сильно снижают работоспособность, и на следующей день Вам труднее будет выполнить список дел.
Делегируйте свои обязанности
Не стремитесь возложить на себя все обязанности и героически с ними справляться. Если на минутку оглянуться и посмотреть вокруг, то картина, которая откроется, удивит - мир не развалится, если дела будут выполнены кем-то другим, и Ваши друзья и коллеги могут со всем отлично справиться.
Работа по звонку
При выполнении какого-либо дела очень трудно следить за временными рамками. Установите напоминание на смартфоне, либо используйте специальную компьютерную программу - разделите день на временные отрезки. К примеру, ставьте таймер на пятьдесят минут работы и в этот отрезок времени ни на что не отвлекайтесь, занимайтесь только нужным дело. Затем устанавливайте так же таймер и на отдых.
Интервалы могут быть разными: к примеру, сорок минут работы и двадцать минут перерыва, или пятьдесят минут работы и десять перерыва. Самое главное - в отрезок времени, выделенный для работы, занимайтесь только делом, а в отрезок времени, выделенный для отдыха, освобождайте голову от работы. Такой метод позволяет не следить за временем и при этом эффективно его распределять.
Займитесь оптимизацией
Сколько бы времени Вы не тратили на свои дела, если большая часть времени уходит на подготовку - Вы не будете никогда ничего успевать. Старайтесь содержать свое рабочее место в порядке, не допускайте захламленности. Задумайтесь, как можно сделать так, чтобы поиск вещей и подготовка к другому делу занимала как можно меньше времени?
Не забывайте отдыхать
Трудоспособность - ресурс не бесконечный, и отдых необходим даже трудоголикам. Тратьте время на себя, позволяйте себе прогулки с друзьями, посиделки в кафе. Жизнь - это не только работа, тогда яркие впечатления не только наполнят Вашу жизнь, но и позволят чувствовать ее полноценность, а это точно скажется на вашей работоспособности.
Загрузка...
